Pessoa Assistente Administrativa (Gestão da Informação)

O Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV) é uma organização imparcial, neutra e independente, cuja missão exclusivamente humanitária é proteger as vidas e a dignidade das vítimas de conflitos armados e outras situações de violência no mundo, bem como prestar-lhes assistência.

A Delegação Regional do CICV para Argentina, Brasil, Chile, Paraguai e Uruguai, com base em Brasília, procura um/a candidato/a qualificado/a para trabalhar no cargo de: Pessoa Assistente Administrativa de Gestão da Informação.

O que nós fazemos:

O Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV) atua em resposta a emergências e, ao mesmo tempo, promove o respeito ao direito internacional humanitário. Somos uma organização independente e neutra, e nosso mandato decorre essencialmente das Convenções de Genebra de 1949. Trabalhamos em estreita colaboração com as Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho e com sua Federação Internacional, a fim de garantir uma resposta humanitária coordenada, racional e rápida às necessidades das populações afetadas por conflitos armados ou outras situações de violência. Dirigimos e coordenamos as atividades internacionais realizadas nessas situações.

 A Delegação Regional (DR) do CICV em Brasília e demais escritórios atuam para responder às necessidades de pessoas afetadas pela violência armada, promovendo o Direito Internacional Humanitário (DIH) e os Direitos Humanos aplicáveis à função policial.

O que você fará:

A pessoa Assistente Administrativa da Gestão da Informação integra a equipe de Information Management (IM), oferecendo suporte administrativo de alto nível e garantindo o secretariado geral na Delegação Regional (DR) do CICV em Brasília. Entre as suas atribuições, estão o apoio logístico e administrativo para as ações do departamento de Gestão da Informação e a função de ponto focal para organização de eventos em departamentos que não contam com apoio administrativo e em coordenação com outras áreas envolvidas. Além disso, prestará suporte na disseminação das normas gerais do CICV sobre a Gestão da Informação.

Principais responsabilidades:

Sob a supervisão e orientação da pessoa Assistente Executivo/a e Gestora da Informação, o/a Assistente Administrativa (IM) terá as seguintes responsabilidades e tarefas:

conhecer e entender os componentes do Movimento da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho; manter-se informado(a) sobre os princípios, objetivos e atividades do CICV na região; seguir estritamente as regras de segurança, confidencialidade e de conduta do CICV; respeitar e observar os regulamentos de pessoal da Delegação Regional do CICV no Brasil; a pessoa Assistente Administrativa pode ser convidada a exercer funções e tarefas correlatas, não previstas na presente descrição do trabalho, bem como a prestar apoio a outros departamentos quando necessário e solicitado pelo/a assistente executivo/a e/ou a alta gestão; representar o CICV de maneira profissional em todos os momentos; representar a alta gestão (MGMT) e o departamento com uma postura em base à discrição, confidencialidade aplicando as regras de representatividade e protocolo; tratar informações sensíveis com absoluto sigilo, confidencialidade e discrição: estar ciente das atividades de outros departamentos e manter contatos regulares; desenvolver e manter um ambiente de trabalho agradável e de apoio com todos colegas e gerentes diretos, nos níveis locais e globais.  

Gestão da Informação e Secretariado:

desempenhar tarefas de secretariado geral da DR, como preparação de apresentações, confecção de documentos e correspondências, gerenciamento de ligações e e-mails; bem como a atualização de calendários e apoio geral; em apoio à pessoa Assistente Executiva, garantir que todos os documentos eletrônicos recebidos na caixa postal geral sejam devidamente distribuídos aos destinatários apropriados e em tempo hábil; organizar e supervisionar a utilização do conjunto de ferramentas colaborativas de referência (ex: Team Space) e as bases de dados: no suporte, na estruturação, na formação, no estabelecimento de regras e em seu monitoramento, entre outros; atualizar as informações gerais destas ferramentas colaborativas e manter os funcionários atualizados; informar regularmente no boletim do suporte sobre novos desenvolvimentos, garantindo que os usuários estejam cientes sobre ferramentas e seus recursos; quando necessário e solicitado, realizar briefings para novas pessoas empregadas residentes ou móveis sobre as ferramentas colaborativas de referência e de bases de dados, bem como sobre o fluxo da informação da Delegação, entre outras; receber e enviar correspondências e malas diplomáticas (sede e campo), bem como distribuir correspondências da DR; quando solicitado, atuará como ponto focal dos departamentos que não contam com apoio administrativo para a organização de eventos, executando atividades logísticas e administrativas dos eventos, como seminários, oficinas, palestras, entre outros; apoiar nas questões administrativas junto aos coordenadores das áreas para assegurar o respeito aos procedimentos da Delegação para este fim; apoiar os coordenadores no contato com os participantes dos eventos para uma melhor gestão com os setores de Welcome, Administração e Logística no que diz respeito à compra de passagens, hospedagens e apoio aos participantes antes, durante e após os eventos; ser referência dos pontos focais na DR para rotinas de protocolo (fórmulas de tratamento epistolar), correspondência e identidade visual, além de: verificar a redação, gramática, ortografia e uso adequado de templates ou identidade visual; garantir que toda a correspondência que saia da DR seja validada por pessoa qualificada e aplicar estas normas de acordo com o Guia de Representatividade da Delegação; consultar e promover o Manual de Correspondência Institucional e monitorar a sua aplicação por todos os colaboradores; propor soluções em casos de contradições entre normas e práticas locais; conhecer as regras relativas às assinaturas, aplicá-las e promovê-las; apoiar na preparação de procedimentos para a organização e troca de informações (entre a Delegação e demais escritórios), caso necessário; ser responsável pela atualização e manutenção das pastas do departamento IM e, em apoio à pessoa Assistente Executiva, atualizar e monitorar o Team Space (estrutura, pastas, documentos, metadados etc.) de Brasília; ter ciência das atividades, prioridades e desafios da Delegação, bem como da situação nacional e internacional relacionada; sob a coordenação da pessoa Assistente Executiva, filtrar informações e atribuir prioridades; conhecer os objetivos da Delegação e conhecer e outros atores relevantes para o cargo, bem como manter-se atualizado/a sobre a composição e estrutura do Governo/Estado; atualizar os organogramas e as listas de sua responsabilidade e garantir que sejam atualizadas pelos departamentos; manter-se atualizado/a com a chegada e saída de delegados móveis, residentes e atualizar as listas relacionadas; apoiar atualização da base de dados da Gestão e garantir que exista uma rede ativa de contatos profissionais úteis para o CICV.

Treinamento e suporte - áreas de especialização:

organizar regularmente treinamentos e workshops para os pontos focais sobre temas relacionados à Gestão da Informação; apoiar na organização de seminários e workshops sobre Gestão da Informação em nível nacional sobre os temas relacionados; treinar e acompanhar os pontos focais, garantindo que conheçam e apliquem os procedimentos relacionados; fornecer suporte geral sobre as ferramentas e procedimentos do CICV do Departamento de IM; manter seus conhecimentos e habilidades atualizados em relação à tecnologia comum (MS office, Outlook, Skype e Teams, Lotus Notes, Intranet, entre outros); trabalhar em coordenação com o departamento de TI para questões relativas ao gerenciamento de informações; assegurar o respeito aos procedimentos apropriados para proteger, usar e arm